Näin rakennat tietopohjan kokouksistasi

Mieti viimeistä kuukautta työelämässäsi. Kuinka moneen kokoukseen osallistuit? Kymmeneen? Kahteenkymmeneen? Neljäänkymmeneen? Mieti sitten, kuinka paljon käsitellystä pystyt toistamaan tarkasti. Et yleisiä aiheita — vaan tarkat päätökset, täsmälliset sitoumukset, valinnan taustalla olevan kontekstin, sen minkä joku sanoi ja minkä tiesit olevan tärkeää sillä hetkellä mutta jota et aivan muista nyt.

Suurin osa kokoustiedosta katoaa tunneissa. Teemme muistiinpanoja, joskus. Kirjoitamme yhteenvetoja, toisinaan. Tallennamme tehtäviä, kun muistamme. Mutta valtaosa käsitellystä — perustelu, konteksti, päätösten väliset yhteydet — on poissa seuraavaan aamuun mennessä.

Tämä ei ole muistiinpano-ongelma. Se on infrastruktuuriongelma. Ja sillä on ratkaisu.

Miksi kokousmuistiinpanot eivät riitä

Muistiinpanoparadoksi

Hyvät muistiinpanot vaativat huomiotasi. Mutta niin vaatii kokoukseen osallistuminenkin. Et voi samanaikaisesti olla paras osallistuja ja paras muistiinpanojen tekijä.

Muistiinpanot ovat litteitä

Hyvätkin muistiinpanot ovat lineaarista tekstiä. Mutta kokoustieto on suhteellista. Maanantain kokouksen päätös liittyy rajoitukseen, josta keskusteltiin viime kuun suunnittelukokouksessa.

Muistiinpanoissa ei ole kasautuvaa vaikutusta

Sadas kokousmuistiinpanosi on täsmälleen yhtä hyödyllinen kuin ensimmäinen. Kasautuvaa vaikutusta ei ole.

Kokoustiedon kasautuva vaikutus

Yksi kokous = Litterointi

Hyödyllinen tarkistamiseen. Säästää sinut "Luulen, että sovimme..." -keskusteluilta.

Kymmenen kokousta = Referenssi

Alat nähdä kuvioita ja voit hakea muutaman viikon työstä.

Viisikymmentä kokousta = Tietopohja

Jotain laadullisesti muuttuu. Voit esittää mielekkäitä kysymyksiä ajan yli.

Kaksisataa kokousta = Tekoälyavustaja, joka tuntee työsi

Sinulla on tietopohja, jonka yli tekoäly voi päätellä. Tätä Proudfrogin Explore-ominaisuus tekee.

Litteroinneista tietografiksi

Litteroinneista rakennettu tietopohja seuraa yhteenkytkettyjen entiteettien verkostoa: ihmiset, päätökset, aiheet ja sitoumukset, jotka kulkevat kaikkien kokouksiesi läpi.

Käytännön askeleet tietopohjan rakentamiseen

Vaihe 1: Aloita kaiken nauhoittaminen

Proudfrogin iOS-sovellus tekee siitä helppoa kasvokkain pidettäville kokouksille. Virtuaalikokouksille macOS-sovellus tallentaa järjestelmääänen ilman bottia.

Vaihe 2: Anna puhujan tunnistuksen tehdä työnsä

Proudfrog tunnistaa puhujat automaattisesti ja oppii vakio-osallistujasi ajan myötä.

Vaihe 3: Tarkista ja korjaa ensimmäiset litteroinnit

Käytä 10-15 minuuttia ensimmäisiin kokouksiin merkittävien virheiden korjaamiseen.

Vaihe 4: Hae kokousten yli

10-20 nauhoitetun kokouksen jälkeen aloita kokousten välinen haku.

Vaihe 5: Käytä tekoälyä oivallusten löytämiseen

Proudfrogin tekoäly voi päätellä tietopohjasi yli. Kysy "Mitkä ovat tärkeimmät huolet, joita tiimi on nostanut migraatiosta?" ja saa vastauksia viittauksilla tiettyihin kokouksiin.

Mitä tämä ei ole

Se ei ole korvike läsnäololle, ei valvontatyökalu, eikä kokouspöytäkirja — se on täydellinen tietue, joka tukee yhteenvetoa.

Tarvitsemasi työkalut

Proudfrog tarjoaa kaikki kolme: nauhoituksen, litteroinnin ja tietoinfrastruktuurin. Hinta: 0,36 € per äänitunti — ei tilausta. Data Ruotsissa.

Aloita pienesti, ajattele isosti

Aloita yhdellä toistuvalla kokouksella. Nauhoita se kuukauden ajan. Hae niistä neljän tai viiden istunnon jälkeen. Useimmat, jotka kokeilevat tätä, laajentavat.

Usein kysytyt kysymykset

Kuinka monta kokousta tarvitsen ennen kuin tietopohja tulee hyödylliseksi?

Arvoa ensimmäisestä kokouksesta. Kokousten välistä arvoa 10-20 kokouksen kohdalla. Todellinen kasautuva vaikutus 50-100 kokouksen kohdalla.

Tarvitsevatko kaikki kokouksen osallistujat Proudfrog-tilin?

Eivät. Vain nauhoittaja tarvitsee tilin.

Voinko hakea tietopohjastani useilla kielillä?

Kyllä. Suomi, ruotsi, norja, tanska ja englanti — tai sekoituksia — tuetaan täysin.

Miten tämä eroaa kokousnauhoitusten tallentamisesta Google Driveen?

Kansio äänitiedostoja ei ole tietopohja. Proudfrog litteroi, tunnistaa puhujat, yhdistää aiheita ja antaa sinun esittää kysymyksiä tekoälyllä.

Mitä tapahtuu, jos joku lähtee yrityksestä?

Kokoustieto on sinun tililläsi, ei heidän. Heidän panoksensa säilyvät.

Onko tietopohja yksityinen vai jaettu?

Proudfrogin tietopohjat ovat tällä hetkellä henkilökohtaisia. Tiimijakaminen on tuotekartassamme.